Trong quá trình hướng dẫn standups trong những năm qua thì mình cũng hay gặp trường hợp than phiền rằng: standups hàng ngày thực sự không có hiệu quả, standups xong rồi để đấy hoặc trong quá trình standups không tập trung. Hay standups mà team làm việc cùi pắp thì toàn team sẽ thấy “i chà, thì ra không phải mỗi mình lầy mà cả team đang lầy!”

Yup, đó là những phản ứng thực tế và thường thấy trong việc standups tại công ty. Nhưng đó là do làm chưa đúng cách. Một số chia sẻ dưới đây sẽ khiến cho standups của team bạn hiệu quả hơn.

Với ai chưa biết standups là gì thì xem cuối bài nhé.

Về tâm lý:

1. STANDUPS CẦN TÍNH KỶ LUẬT:

Và một lưu ý là tính kỷ luật đó không phải tới từ 1 người, không phải từ chỉ Scrum Master phải luôn nhắc nhở member, hoặc từ một bạn member chăm chỉ nào đó. Mà nó là trách nhiệm của cả team.
Cứ đúng giờ, toàn bộ team phải đứng lên mà standups cùng nhau. Vì quá trình standups chỉ tốn tầm 15’ để cập nhật cho nhau. Thường thì xuất hiện các tình trạng như tới giờ standups mà tậm 3p sau vài người mới lát đát đứng dậy hoặc là khi standups được 8p rồi thì có một người hớt hơ hớt hải chạy lên và tham gia sau. Đó là biểu hiện của một team thiếu trách nhiệm. Vì vậy hoặc là bạn hãy đưa bớt những thành viên đấy ra khỏi team hoặc là phải cải thiện.

HÃY CHO MỘT HÌNH THỨC KỶ LUẬT CHO VIỆC STANDUPS. VUI THÔI CŨNG ĐƯỢC, NHƯNG NÓ THỂ HIỆN LÀ STANDUPS CẦN THIẾT.

2. STANDUPS NHÀM CHÁN

Lý do của nhàm chán thường là các team thiếu phần chia sẻ về khó khăn, trở ngại, rủi ro, cơ hội… của việc mình làm. Thường các bạn chỉ nói việc mà mình đã làm hôm qua và việc mình sẽ làm hôm nay. Thế thì sao không chán cho được. Hãy chia sẻ thêm những vấn đề, để người khác có thể ghi chú lại và hỗ trợ bạn sau.

3. STANDUPS ĐỂ BỊ SOI À

Well, dù có standups hay không thì task bạn vẫn nằm trên bảng, OKRs của bạn vẫn chình ình ra đấy và ai cũng thấy về nó. Mà thực sự, càng bị soi, các bạn trong team mới càng tốt lên được. Vì vậy, hãy cố gắng standups và chia sẻ để được “soi” nhiều hơn. Càng soi, project sẽ càng có kết quả tốt. Nếu standups mà chả bị soi thì có khi cuối sprint cái project đấy bị cho đi luôn ấy chứ.

4. STANDUPS SẼ LÒI RA MẤY CÁI SỰ LẦY CỦA MÌNH

Một project chạy tốt nó là thành quả của những người hoàn thành tốt nhất công việc của mình. Vì vậy, việc đánh giá project sau mỗi sprint thì cả team sẽ thấy được cá nhân nào trong quá trình làm việc từng ngày tốt và cá nhân nào là không tốt. Tiếp theo thì cứ xử theo luật định của team thôi.

Quy cách:

1. STANDUPS CẦN 3 BƯỚC – KHÔNG PHẢI CHỈ CÓ 2 BƯỚC

Thường thì các bạn trong team sẽ chỉ trả lời: “Mình đã làm gì hôm qua- Mình sẽ làm gì hôm nay”
Nhưng lại luôn thiếu phần kể về những khó khăn, trở ngại, rủi ro, cơ hội… của công việc mình làm để chia sẻ cho team. Tuy nhiên, đây mới là phần chính của standups. Hãy chia sẻ về nó để team có thể nắm bắt và cải thiện tình hình.

2. KỂ LỂ QUÁ NHIỀU CHI TIẾT

Với team tầm 6-7 người, nhưng quá trình standups có thể lên tới hơn 15 phút. Điều này đồng nghĩa với bạn standups sai cách. Thường thì các bạn sẽ bị lậm vào việc kể lể chi tiết về kỹ thuật làm việc, chức năng công việc của mình. Không! Không cần! Cái việc này hãy để sau khi standups, gặp riêng từng người hoặc là ai có thể hỗ trợ bạn đến gặp trực tiếp bạn hãy kể chi tiết.

3. COMMENT LẪN NHAU

Một hoạt động gọi là “hỗn loạn” khác chính là comment ý kiến lẫn nhau.

A: em không hoàn thiện được cái việc đấy vì anh B hôm qua đi chơi với bồ.
B đốp lại ngay: tao dẫn má tao đi bơi mà.

Thì đây là sai cách trong standups. Hãy im lặng, hãy note lại, hãy tranh luận, hãy biện lụân, hãy comment vào sau buổi standups sẽ giúp cho buổi standups của bạn hiệu quả hơn nhiều.

4. ĐỪNG NHÌN MẶT SCRUM MASTER, ĐỪNG NHÌN MẶT PROJECT OWNER, ĐỪNG NHÌN MẶT LEADER

Standups là việc của bạn, công việc của bạn làm chứ không phải là báo cáo dùm những người trên kia. Và đồng thời các vị trí trên kia cũng không áp đặt, không ý kiến. Hãy để các bạn tự làm công việc của mình. Việc xử lý công việc và vấn đề đúng vói trách nhiệm của stakeholder trong một team sẽ giúp team đi tốt và nhanh hơn. Làm việc mà cứ bị e dè là chắc chắn không xong!Trên đây là vài điều chia sẻ mọi người buổi trưa thứ 2 để cả tuần có những buổi hộp ngắn hàng ngày tốt nhất

STANDUPS LÀ GÌ?

Stand up là những buổi họp ngắn trong một project scrum team. Kéo dài trong vòng 15’ dùng để team member cập nhật tình hình làm việc của mình với nhau.

STANDUPS THỰC HIỆN THẾ NÀO

• 15 phút cho mỗi ngày vào một giờ cố định
• Mọi người tự trả lời 3 câu hỏi chính:
  1. Hôm qua mình đã làm việc gì
  2. Hôm nay sẽ làm gì
  3. Có khó khăn, trở ngại, cơ hội, rủi ro gì trong những việc mình đã/đang/sẽ làm mà team cần chú ý không.
     Và trả lời 3 câu hỏi một cách ngắn ngọn trong 1-2 phút.
• Standups sẽ dừng lại khi hết 15’ dù có người chưa được trả lời.

STANDUPS CÓ ÍCH LỢI GÌ

Cập nhật tình hình làm việc lẫn nhau để nắm bắt nhau tốt hơn. Thường các project họp mỗi tuần 1 lần, việc này là khá nguy hiểm đối với các project làm mà thị trường biến đổi liên tục hoặc là quá trình làm việc bên trong biến đổi liên tục – trong trường hợp này là các project về IT.

Việc nắm bắt trên sẽ giúp cho team bớt đi rất nhiều những thời gian trì trệ trong công việc do có mâu thuẫn nhau (conflicting time) hoặc là những khoảng chờ nhau (lagging time) và giảm hẳn luôn tính không hiệu quả của cuộc hộp chung hàng tuần, giảm luôn thời gian của cuộc họp này xuống – thậm chí là bỏ luôn.

Nhưng công việc diễn ra trôi chảy và tốt hơn. Lợi ích to lớn nhất của standups nằm ở câu trả lời số 3 của mỗi người: “Có khó khăn, trở ngại, cơ hội, rủi ro gì trong những việc mình đã/đang/sẽ làm mà team cần chú ý không” Khi trả lời câu này thì toàn bộ team sẽ nhận thức được thêm các vấn đề và ra tay giải quyết cùng nhau tốt hơn.